大学生・大学院生のための交通費申請｜学会・就活・宿泊費対応

　大学生・大学院生にとって，学会参加や就職活動での交通費・宿泊費の申請は避けて通れない重要な手続きです．
しかし，実際には大学や企業ごとにルールが異なり，領収書の管理や宿泊費の扱いなどで戸惑う場合も多いのではないでしょうか．

特に，

といった点は，実際に申請してみないと分からないことが多いです．

この記事では，所属大学や企業により経費精算のルールは異なること，航空・鉄道会社，ホテルによって領収書等の規則は異なることを前提に，大学生・大学院生が学会・就活・インターンで交通費を申請する際に知っておきたい基本ルールと注意点をわかりやすく解説します．

交通費・旅費申請の基本ルール

　インターン・就活先の企業や所属大学によって，交通費・旅費申請のルールは異なりますが，ここでは過去の事例をもとに，一般的なルールをご紹介します．

そもそも交通・旅費支給対象外のケースもある

　意外と見落としがちなポイントですが，参加するインターン・所属大学によっては，インターン・選考や学会参加にかかる交通費・旅費を支給しないケースもあります．イベント申込の前に，必ず支給要件等については確認するようにしましょう．インターンシップの場合は募集要項，学会については研究室の先生や先輩に確認すると良いでしょう．

領収書や参加証明書類は振込完了まで必ず保管！

　交通機関やホテルから発行される領収書，イベントに参加したことを証明できる書類（特に学会等の場合）は，必ず大切に保管しておきましょう．
少なくとも，手渡し・振込などで現金が届くまでは，必ず保管が鉄則です！

主な支給方法

　交通費・旅費の支給方法についても様々なパターンがあります．ここでは，代表的な３パターンをご紹介します．

１．後日銀行振込：最も代表的な方法が後日銀行振込というパターンです．この場合は，一旦学生が旅費や交通費を立替えで精算し，後日その分を支給してもらうことになります．そして，振込に際して領収書や銀行口座情報の提出が必要になります．

２．当日その場で手渡し：インターンシップや就活選考では，来社時にその場で現金手渡しというパターンもあります．この場合，企業によっては領収書の提出が不要というケースもあり得ます．（必ずしも不要になるとは限りません）その代わり，受領印や受領サインを求められることがありますので，印鑑や（消えない）ボールペンを持参するようにしましょう．

３．企業・大学側が代行手配：比較的珍しいケースにはなりますが，企業・大学側が代行して飛行機・新幹線のチケットやホテルを手配することもあります．

交通費・旅費の支給範囲

　交通費・旅費の支給範囲については，全額支給～一部支給までかなり広い幅があります．全額支給は言うまでもありませんが，一部支給については企業・大学によってかなり対応に幅がありますので，いくつか事例をご紹介します．

・前泊，後泊は支給対象外：遠方からイベントに参加する場合，前泊（前入り）や後泊をすることがありますが，この分の宿泊費は支給対象外というケースもあります．

・最寄り新幹線駅，空港までの交通費は支給対象外：例として，自宅（大学）最寄り駅が京橋駅（大阪府）の学生が渋谷で開催される学会・インターンに参加する場合，以下の経路で移動が考えられます．

新大阪・東京間の新幹線移動については，交通費支給対象だが，京橋・新大阪間，東京・渋谷間の在来線移動については，交通費支給対象外といった要領です．

　このように，旅費や交通費の支給範囲は千差万別であるため，事前に対象範囲を正しく把握しておくことが重要です．

旅費精算や宿泊に関するQ&A

　この章では，私の体験談などをもとに，旅費精算やホテル宿泊等に関するよくある疑問や不安をQ&A形式でご紹介します．アンサーの部分は，あくまでも一例ですので，参考程度に留めてください．